Rutine

HSF opererer med to kategoriar av publikasjonar:

1. HSF-notat, publikasjonar av original karakter. ISSN 0806-1696.
2. HSF-rapport, publikasjonar av original karakter. ISSN 0806-1688. Individuelle ISBN-nummer.

HSF-notat og HSF-rapport har kvar sine ISSN-nummer, (internasjonalt standardnummer for periodika (serie)). Eit ISSN representerer namnet på serien (t.d. "HSF-notat" eller "HSF-rapport"). Vidare skal vi i rapportserien operere med ISBN-nummer. Det er ei fortløpande internasjonal standardnummerering og kvar publikasjon (HSF-rapport) skal få tildelt eit eige nummer. Slik sett kan ein seie at ISBN er knytt til forfattaren og den einskilde rapport, medan ISSN er knytt til serien/institusjonen.

HSF-notat
Her vert det gitt ut publikasjonar som vi ønskjer skal bli eksternt spreidde eller vere tilgjengeleg eksternt og/eller internt. Aktuelle former for HSF-notat kan vere:

• sluttrapportar frå mindre og avgrensa prosjekt
• delrapportar frå prosjekt
• forprosjektrapportering
• større prosjektbeskrivelsar
• seminarrapportar
• strategiplanar, årsmeldingar m.v. frå HSF
• foredrag og artiklar
• undervisningsmateriale

HSF-rapportar
Til desse vert det stilt særlege krav til godt språk, god struktur og disponering, god korrektur m.v. Her er det naturleg å gi ut mellom anna følgjande:

• rapportar frå avslutta prosjekt
• rapportar frå delar eller stadium i større prosjekt
• rapportering av erfaringar og kunnskap innan eit emne
• seminarrapportar med innlegg og resultat frå større seminar/konferansar

Fagleg kvalitetssikring av notat og rapportar
Manuskript til rapportserien skal lesast gjennom av minst éin fagleg kollega med førstestillingskompetanse eller høgare. Notatmanuskript skal lesast gjennom av éin fagleg kollega (intern) med førstestillingstillingskompetanse. Dei som les manuskripta, skal kome med tilråding om rapporten eller notatet skal givast ut i skriftserien. Fou-leiar har rådgjevingsansvar. Dekan tek i samråd med fou-leiar avgjerd om dei aktuelle publikasjonane skal gjevast ut som notat eller som rapport.

Språket i publikasjonar frå HSF
Det er viktig at publikasjonar frå HSF har korrekt og god språkbruk. Som einaste høgskulen i nynorskfylket Sogn og Fjordane har HSF eit særleg ansvar for å utvikla og bruka eit nynorsk fagspråk på dei ulike fagområda. I publikasjonane bør det derfor leggjast vekt på å arbeida med å utvikla konsekvent og presis fagterminologi på nynorsk.

Teknisk kvalitetssikring av notat og rapportar
Fou-leiar, eller den han delegerer til, har hovudansvaret for at notat-/rapportar inneheld følgjande standardopplysningar:

1) Nummerering:
Alle notat og rapportar skal har fortløpande nummerering, t.d. HSF-notat eller HSF-rapport 1-99. Notata har eit fast ISSN-nummer, dette skal påførast alle notat og skal stå på opplysningssida. HSF-rapportserien har også eit eige ISSN-nummer, i tillegg får kvar rapport eit eige ISBN-nummer, dette skal òg stå på opplysningssida. Fou-leiar er ansvarleg for tildeling av ISBN-nummer.

2) Framside:
Alle rapportar og notat frå HSF skal ha følgjande informasjon på framsida:

• Logo og namnet til Høgskulen, samt namnet til avdelinga.
• Rapport-/notatnummer
• Tittel
• Forfattar

Husttrykkeriet (Sisof) har malen for standard framside på særskilt fortrykte ark for rapport- og notatserien, og lagar framsidene i samsvar med dette.

3) Opplysningsside:
Alle rapportar og notat skal innehalde standard opplysningsside.Opplysningssida skal fyllast ut for alle rapportar/notat. Du finn sidene her: Opplysningsside Rapport. Opplysningsside Notat.

4) Forord:
Både HSF-notat og HSF-rapportar skal ha eit forord.
Rapportar: I rapportane skal forordet innehalde følgjande faste opplysningar:

• Kva for prosjekt rapporten tilhøyrer. Eventuell samanheng med anna arbeid ved HSF.
• Målgruppe
• Oppdragsgjevar/finansiering
• Kven som har delteke i arbeidet med rapporten - både eksternt og internt.

Notat: Mindre forord som forklarar status til notatet i prosjektet.

5) Samandrag:
Alle HSF-rapportar og HSF-notat skal ha samandrag. Samandraget i rapportane bør i hovudsak vere mellom 1 - 3 sider og gi ei samanfatning av det viktigaste innhaldet i rapporten, som til dømes: formål, bakgrunn, teoretisk utgangspunkt, metodar, "hovudfunn", etc. Samandraget i HSF-notata skal så langt det høver byggje på tilsvarande mal, men kan elles avgrensast til 1 side. ( i HSF-notat der samandrag openbart er unaturleg, kan det sløyfast). Behovet for å skrive eit engelsk samandrag skal vurderast fortløpande.

6) Utsjånad:
Publikasjonane skal standardiserast med omsyn på form. Dei faste sidene skal kome i følgjande rekkefølgje:

1. opplysningsside
2. forord
3. innhaldsliste med sidenummerering. Det bør lagast eiga liste over tabellar og figurar, og liste over forkortingar som er nytta.
4. samandrag

Utgiving:

Alle notat og rapportar skal, når dei er godkjende, sendast elektronisk og i papirformat til fou-leiar. Fou-leiar tildeler serienummer for Notat eller Rapport og ISSN evt. også ISBN. Han vidaresender dokumentet til Hustrykkeriet ( Sisof) for trykking av framsider, rapportar i papirformat og konvertering til pdf-format. Notat vert normalt berre publiserte elektronisk, medan rapportar også vert givne ut i papirformat. Hustrykkeriet syter for å sende dei nødvendige plikteksemplar til Nasjonalbiblioteket. Jfr lov om avleveringsplikt for allment tilgjengelige dokument. Hustrykkeriet leverer rapporten/ notatet til biblioteket som pdf-fil. Biblioteket publiserer snarast den elektroniske versjonen i HSF Brage, høgskulen sitt opne institusjonelle arkiv.

Arbeidet skjer kontinuerleg. Biblioteket lagar årlege oversyn over utgivingar i skriftserien.

Fou-leiar har ansvar for at prosedyrane for den faglege og tekniske kvalitetssikringa av rapportar og notat vert følgde. Biblioteket har ansvaret for at notat og rapportar fortløpande vert publiserte elektronisk på ein tilfredsstillande måte.

Fou-leiar. Bibliotek.